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Politiques & Procédures

Politique Anti-Fraude, Anti-Corruption et Anti-Pots-de-Vin

1. Introduction

L'Association Humanitaire Franco-Orientale (AHFO) s'engage à mener toutes ses opérations avec intégrité, transparence et responsabilité. Cette Politique Anti-Fraude, Anti-Corruption et Anti-Pots-de-Vin établit une approche de tolérance zéro envers la fraude, la corruption et toutes les formes de pratiques illicites. Elle s'inspire des normes internationales et des cadres éthiques mis en œuvre par les agences humanitaires mondiales.

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2. Objet

L'objet de cette politique est de prévenir, détecter et réagir à la fraude, à la corruption et aux pots-de-vin au sein des activités de l'AHFO, et de garantir que toutes les parties prenantes agissent conformément aux normes éthiques les plus strictes.

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3. Champ d'Application​

Cette politique s'applique à l'ensemble du personnel, des bénévoles, des membres du Conseil d'Administration, des consultants, des sous-traitants, des fournisseurs et des partenaires de l'AHFO impliqués dans des programmes ou activités soutenus par l'association.

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4. Définitions​

  • Fraude: Tout acte de tromperie ou de fausse déclaration visant à obtenir un gain personnel ou organisationnel illicite.

  • Pot-de-Vin (Bribery): Le fait d'offrir, de promettre, de donner ou de recevoir tout objet de valeur (argent, cadeau, avantage) en vue d'influencer indûment les actions d'un individu.

  • Corruption: L'abus de pouvoir confié à des fins privées. Cela inclut, sans s'y limiter, le détournement de fonds ou l'octroi d'avantages inappropriés.
     

5. Principes Fondamentaux

  • Tolérance Zéro envers la fraude et la corruption.

  • Engagement envers la transparence, l'équité et l'impartialité.

  • Enquête immédiate et mesures disciplinaires appropriées pour les violations.

  • Promotion d'un comportement éthique et de la responsabilisation à tous les niveaux de l'organisation.
     

6. Mesures Préventives

  • Vérification des antécédents (Background Checks) pour les nouveaux employés et fournisseurs.

  • Séparation des fonctions et contrôles internes stricts pour toutes les transactions financières.

  • Mise en place de mécanismes d'alerte et de canaux de signalement confidentiels et/ou anonymes.

  • Formation éthique obligatoire et orientation sur la politique pour tout le personnel.
     

7. Procédures de Signalement et d'Enquête

Tout soupçon ou allégation de fraude doit être signalé immédiatement au Responsable de la Conformité (Compliance Officer) désigné ou via le canal de signalement anonyme. Le processus d'enquête comprend :

  • Évaluation et classification initiales de l'allégation.

  • Enquête formelle menée par un comité désigné et impartial.

  • Mesures disciplinaires ou actions en justice si la faute est confirmée.

  • Récupération des fonds ou des actifs détournés lorsque cela est faisable.
     

8. Rôles et Responsabilités

  • Le Conseil d'Administration assure la surveillance et l'engagement organisationnel.

  • Le Directeur Exécutif met en œuvre et fait respecter cette politique.

  • Le Responsable de la Conformité dirige les enquêtes et les efforts de signalement.

  • Tout le personnel doit agir avec intégrité et signaler toute activité suspecte.
     

9. Sanctions et Mesures Disciplinaires

Les violations de cette politique peuvent entraîner des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement, des poursuites judiciaires, et l'inscription sur liste noire des fournisseurs ou partenaires impliqués dans des activités frauduleuses.
 

10. Formation et Sensibilisation

L'AHFO assurera une formation régulière du personnel et des partenaires sur l'identification des risques de fraude et le respect des normes anti-corruption. Des campagnes de sensibilisation seront intégrées aux communications organisationnelles.
 

11. Surveillance, Révision et Mises à Jour

Cette politique sera examinée annuellement et révisée si nécessaire pour refléter l'évolution des exigences légales, des normes des donateurs ou des contextes opérationnels.
 

12. Déclaration Finale

L'AHFO s'engage à favoriser une culture d'intégrité et de conduite éthique. Toutes les parties prenantes sont tenues de soutenir activement la prévention et l'élimination de la fraude, de la corruption et des pots-de-vin sous toutes leurs formes.

Politique de Protection de l'Enfance et de Sauvegarde

1. Introduction

L'Association Humanitaire Franco-Orientale (AHFO) s'engage à protéger les droits, la dignité et le bien-être des enfants, et à garantir que tous les enfants qui entrent en contact avec notre organisation sont en sécurité et protégés contre tout préjudice, exploitation ou abus. Cette politique fournit un cadre pour assurer un environnement sûr pour les enfants dans tous nos programmes et activités.
 

2. Objet et Champ d'Application

Objet:

  • Promouvoir la sécurité et le bien-être des enfants.

  • Prévenir et traiter toutes les formes d'abus, d'exploitation et de négligence à l'égard des enfants.

  • Fournir des directives pour reconnaître, signaler et répondre aux préoccupations en matière de protection de l'enfance.

  • Assurer une approche centrée sur l'enfant dans tous nos programmes.

Champ d'Application: Cette politique s'applique à l'ensemble du personnel, des bénévoles, des consultants, des membres du Conseil d'Administration, des partenaires d'exécution et de tout autre représentant agissant au nom de l'AHFO.
 

3. Définitions

  • Enfant: Toute personne âgée de moins de 18 ans.

  • Abus sur Enfant: Tout acte ou omission qui entraîne un préjudice réel ou potentiel, ou une menace de préjudice, pour un enfant.

  • Sauvegarde de l'Enfant (Child Safeguarding): Les politiques et pratiques visant à protéger les enfants contre les préjudices, notamment ceux résultant de l'action d'adultes ou de défaillances institutionnelles.
     

4. Principes Directeurs

  • L'intérêt supérieur de l'enfant doit être la considération première.

  • Tous les enfants ont des droits égaux à être protégés contre les abus et l'exploitation.

  • Tolérance zéro envers l'abus, la négligence ou l'exploitation des enfants sous quelque forme que ce soit.

  • La participation et la voix des enfants doivent être respectées.

  • Toutes les suspicions et allégations seront prises au sérieux et traitées rapidement.
     

5. Mesures Préventives

  • Recrutement et vérification rigoureux de tous les membres du personnel et bénévoles.

  • Formation obligatoire sur la sauvegarde de l'enfant pour tout le personnel.

  • Intégration de la protection de l'enfance dans la conception et l'exécution des programmes.

  • Gestion sécurisée et confidentielle des données personnelles des enfants.

  • Évaluation des risques des activités impliquant des enfants (Risk Assessments).
     

6. Rôles et Responsabilités

  • Tout le personnel et les représentants sont responsables de la sauvegarde des enfants.

  • Les responsables de la gestion doivent s'assurer que le personnel comprend et respecte les politiques de sauvegarde.

  • Un Point Focal Désigné pour la Sauvegarde de l'Enfance (Child Safeguarding Focal Point) supervise la mise en œuvre et la réponse.

  • Les partenaires doivent être informés et se conformer aux normes de sauvegarde de l'AHFO.
     

7. Procédures de Signalement

  • Toutes les préoccupations, suspicions ou allégations d'abus sur enfant doivent être signalées immédiatement.

  • Les rapports doivent être adressés au Point Focal Désigné pour la Sauvegarde de l'Enfance ou à tout cadre supérieur.

  • Les rapports seront traités de manière confidentielle et sensible.

  • Une enquête formelle sera menée conformément à un protocole de réponse clair.

  • Un soutien sera fourni aux enfants et au personnel concernés.
     

8. Réponse et Gestion des Cas

  • Une équipe de réponse sera activée pour chaque allégation sérieuse.

  • La protection et les services de soutien à la victime sont prioritaires.

  • Des mesures disciplinaires, pouvant aller jusqu'au licenciement, peuvent être prises à l'encontre des auteurs d'abus.

  • Coopération avec les forces de l'ordre et les agences de protection de l'enfance si nécessaire.

  • Surveillance et documentation du processus de gestion des cas.
     

9. Code de Conduite

  • Ne jamais frapper, nuire physiquement ou exploiter sexuellement un enfant.

  • Éviter d'être seul(e) avec un enfant dans des situations non observables.

  • Toujours obtenir le consentement de l'enfant et du tuteur pour les photos ou enregistrements.

  • Signaler immédiatement tout soupçon d'abus ou de faute professionnelle.

  • Traiter tous les enfants avec respect, quels que soient leur genre, âge, capacité ou origine.
     

10. Suivi et Révision

  • La Politique de Protection de l'Enfance et de Sauvegarde sera examinée tous les deux ans ou après un incident majeur.

  • La conformité sera surveillée par des audits, le feedback du personnel et des visites de terrain.

  • Les leçons tirées des rapports et des réponses aux cas seront intégrées dans les mises à jour de la politique.

  • Des sessions de formation et de recyclage seront menées régulièrement.

Politique de Protection des Données et de Confidentialité

1. Introduction

L'Association Humanitaire Franco-Orientale (AHFO) s'engage à respecter les normes les plus élevées en matière de protection et de confidentialité des données. Cette politique énonce les principes, responsabilités et procédures régissant la collecte, l'utilisation, le stockage et la divulgation des informations personnelles, sensibles et confidentielles. Elle est alignée sur les réglementations internationales de protection des données, notamment le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), ainsi que les principes humanitaires de confidentialité, de respect et de "ne pas nuire".

2. Objet et Champ d'Application

Cette politique s'applique à tout le personnel, aux bénévoles, aux consultants, aux partenaires et aux prestataires de services de l'AHFO qui traitent des données personnelles dans le cadre de leur travail. Elle couvre toutes les formes de collecte de données (électronique, papier ou verbale) dans tous les programmes (éducation, réadaptation, moyens de subsistance, santé, entrepreneuriat et sensibilisation).

3. Définitions

  • Donnée Personnelle: Toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable.

  • Donnée Sensible: Information relative à la santé, l'origine ethnique, la religion, le genre, les opinions politiques ou le statut légal.

  • Information Confidentielle: Toute donnée non publique dont la divulgation non autorisée pourrait nuire aux individus ou à l'organisation.

  • Personne Concernée (Data Subject): L'individu auquel les données personnelles se rapportent.

  • Responsable du Traitement (Data Controller): L'organisation qui détermine les finalités et les moyens du traitement des données.

4. Cadre Légal et Éthique

L'AHFO s'engage à se conformer aux lois nationales et internationales applicables en matière de protection des données et aux obligations éthiques. L'organisation adhère aux principes du RGPD, aux normes de protection des données du HCR (UNHCR) et au Code de Conduite des ONG. Ces principes garantissent que les données sont collectées légalement, utilisées de manière transparente et protégées avec soin.
 

5. Principes de Protection des Données

  • Licéité, Loyauté et Transparence

  • Limitation des Finalités

  • Minimisation des Données

  • Exactitude

  • Limitation de la Conservation

  • Intégrité et Confidentialité

  • Responsabilité (Accountability)
     

6. Rôles et Responsabilités

Toutes les personnes qui traitent des données au sein de l'AHFO ont la responsabilité de s'assurer qu'elles sont traitées légalement, en toute sécurité et de manière transparente. Ces rôles comprennent :

  • Le Conseil d'Administration: Surveillance et application de la conformité.

  • Le Délégué à la Protection des Données (DPO): Dirige la mise en œuvre de la politique, l'évaluation des risques et la formation.

  • Le Personnel et les Bénévoles: Traiter les données avec soin, signaler les violations et suivre la politique et les procédures.

  • Les Partenaires et Sous-traitants: Liés par des clauses de protection des données dans les contrats.
     

7. Collecte de Données et Consentement

Les données personnelles ne doivent être collectées que pour des besoins programmatiques ou opérationnels spécifiques. Le consentement éclairé doit être obtenu des personnes concernées, sauf exceptions (par exemple, urgences mettant la vie en danger). Les formulaires de consentement doivent être clairs, accessibles et dans la langue appropriée.
 

8. Stockage et Sécurité des Données

Les données doivent être stockées en toute sécurité, qu'elles soient numériques ou physiques. Les mesures suivantes s'appliquent :

  • Données Numériques: Protégées par des systèmes chiffrés (cryptés), un accès contrôlé par mot de passe et des droits d'utilisateur restreints.

  • Données Physiques: Stockées dans des armoires verrouillées avec un accès limité au personnel autorisé.

  • Stockage Cloud: Utilisation de plateformes vérifiées avec des pratiques de sécurité conformes au RGPD.

  • Systèmes de Sauvegarde: Sauvegardes régulières pour prévenir la perte de données.
     

9. Partage de Données et Tiers

Les données ne peuvent être partagées en externe que si cela est nécessaire et avec des garanties appropriées. Les accords avec des tiers doivent inclure des clauses de confidentialité des données et exiger qu'ils respectent les normes de protection des données de l'AHFO. Le partage à des fins de plaidoyer, de reporting ou de conformité des donateurs doit anonymiser les données, sauf consentement explicite donné.
 

10. Notification de Violation et Réponse aux Incidents
 

Toutes les violations de données doivent être signalées immédiatement au DPO. Une enquête doit être menée dans les 72 heures, et les personnes concernées doivent être informées si elles sont à risque. Des mesures correctives, y compris l'atténuation et les étapes de prévention futures, doivent être documentées et mises en œuvre.
 

11. Procédures
 

11.1 Procédure de Collecte de Données

  1. Identifier le but de la collecte de données et s'assurer qu'il est conforme au mandat de l'AHFO.

  2. Préparer des formulaires de consentement dans les langues appropriées avec des explications claires.

  3. Former le personnel aux pratiques éthiques et sûres de collecte de données.

  4. S'assurer que le consentement volontaire et éclairé est obtenu.

  5. Enregistrer et stocker en toute sécurité tous les documents de consentement signés.

  6. Utiliser uniquement les données nécessaires (minimisation) — éviter la sur-collecte.

11.2 Procédure d'Accès et d'Utilisation des Données

  1. L'accès est restreint aux personnes dont le rôle l'exige.

  2. Chaque membre du personnel se voit attribuer un niveau d'accès aux données.

  3. L'utilisation des données doit être strictement conforme aux objectifs déclarés.

  4. Toute utilisation non autorisée entraînera des mesures disciplinaires.
     

11.3 Procédure de Stockage des Données

  1. Stocker les copies papier dans des armoires verrouillées.

  2. Stocker les fichiers numériques dans des dossiers chiffrés.

  3. Sauvegarder régulièrement les fichiers numériques sur des serveurs sécurisés.

  4. Étiqueter les fichiers sensibles comme 'Confidentiel'.

  5. Tenir un registre de qui a accédé aux fichiers physiques.
     

11.4 Procédure de Conservation et d'Élimination des Données

  1. Les données ne doivent être conservées qu'aussi longtemps que nécessaire à des fins programmatiques, légales ou de reporting des donateurs.

  2. Après la période de conservation, éliminer les données en toute sécurité :

    • Détruire les dossiers papier par déchiquetage.

    • Supprimer définitivement les fichiers numériques.

  3. Enregistrer l'élimination dans un journal sécurisé.

  4. Demander l'approbation du Délégué à la Protection des Données avant la suppression finale.

Politique de Gestion Financière

1. Introduction

Cette Politique de Gestion Financière définit les principes, les procédures et les normes qui régissent les opérations financières de l'Association Humanitaire Franco-Orientale (AHFO). En tant qu'organisation humanitaire, notre politique financière garantit que tous les fonds sont gérés avec intégrité, transparence et responsabilité afin de soutenir notre mission et la confiance des donateurs.
 

2. Objectifs

  • Assurer la responsabilité financière et la transparence dans la gestion des ressources.

  • Établir des procédures claires pour la budgétisation, la comptabilité, le reporting financier et les contrôles internes.

  • Promouvoir l'utilisation efficace des ressources financières conformément aux objectifs organisationnels et aux exigences des donateurs.

  • Renforcer la confiance des donateurs en maintenant des pratiques de gestion financière saines.

  • Assurer la conformité avec les lois, réglementations et accords de donateurs applicables.
     

3. Structure de Gouvernance Financière

Le système de gestion financière de l'association est supervisé par le Conseil d'Administration par l'intermédiaire d'un Comité des Finances et de l'Audit. Le Trésorier joue un rôle essentiel dans la surveillance des dépenses, l'approbation des budgets et l'assurance de la conformité. Les tâches financières quotidiennes sont gérées par le Responsable Financier et le personnel de soutien concerné.
 

4. Procédures de Budgétisation

La budgétisation annuelle est un processus participatif impliquant le personnel des programmes et des finances. Les étapes suivantes sont suivies :

  1. Les équipes de programme soumettent les projections et les activités planifiées.

  2. Le Responsable Financier consolide un projet de budget.

  3. La Direction Exécutive examine et modifie le budget.

  4. Le Conseil d'Administration approuve le budget annuel final. Les budgets sont examinés trimestriellement pour s'adapter aux changements de portée des programmes ou à la disponibilité des financements.
     

5. Contrôles Financiers et Opérationnels
 

5.1 Procédures de Caisse (Petty Cash)

  • La petite caisse est utilisée pour les petites dépenses courantes et ne doit pas dépasser les limites approuvées.

  • Chaque décaissement doit être enregistré avec un reçu et une justification de l'objet.

  • La petite caisse est réapprovisionnée sur la base d'un rapport de rapprochement approuvé par le Responsable Financier.
     

5.2 Autorisation et Approbation des Dépenses

  • Toutes les dépenses doivent être pré-approuvées en fonction du budget.

  • La matrice d'approbation définit qui peut autoriser différents niveaux de dépenses.

  • Aucun membre du personnel n'est autorisé à approuver ses propres dépenses.
     

5.3 Procédures d'Achat (Procurement)

  • Toutes les activités d'achat doivent suivre des processus d'appel d'offres transparents et compétitifs.

  • Trois devis sont requis pour les achats dépassant le seuil d'achat établi.

  • Les contrats sont attribués en fonction du meilleur rapport qualité-prix, de la qualité et de la conformité aux conditions des donateurs.

  • Un Comité d'Achat supervise les appels d'offres pour les achats importants.
     

5.4 Gestion des Actifs

  • Tous les actifs sont étiquetés et enregistrés dans un Registre des Actifs.

  • Les actifs sont examinés annuellement pour évaluer leur état et leur dépréciation.

  • La cession des actifs doit suivre les procédures de cession approuvées, avec documentation et approbations.
     

6. Contrôles Internes

  • La séparation des fonctions est maintenue entre l'autorisation, la garde et l'enregistrement des transactions.

  • Des audits internes réguliers sont menés.

  • L'accès aux logiciels de comptabilité est restreint et contrôlé.

  • Les comptages de caisse et les rapprochements bancaires sont effectués mensuellement.
     

7. Reporting Financier

  • Des rapports financiers mensuels sont préparés par le Responsable Financier pour le Directeur Exécutif et le Conseil d'Administration.

  • Des rapports financiers trimestriels sont soumis aux donateurs, le cas échéant.

  • Les états financiers annuels sont audités par un auditeur externe et rendus publics.
     

8. Audit et Conformité

  • Des auditeurs externes sont désignés annuellement pour effectuer un audit complet des finances de l'organisation.

  • Tous les résultats d'audit sont signalés au Conseil d'Administration et font l'objet de mesures correctives.

  • Les audits spécifiques aux donateurs sont pris en charge conformément aux termes des accords.
     

9. Prévention de la Fraude et Politique d'Alerte

  • La fraude, la corruption et le détournement de fonds sont strictement interdits.

  • Le personnel doit signaler toute suspicion de fraude au Directeur Exécutif ou au Conseil d'Administration.

  • Tous les incidents signalés feront l'objet d'une enquête confidentielle.

  • La protection des lanceurs d'alerte (Whistleblower protection) est garantie pour ceux qui agissent de bonne foi.
     

10. Documentation et Tenue des Dossiers

  • Tous les dossiers financiers doivent être conservés pendant une période minimale de 7 ans.

  • Les dossiers comprennent les factures, les reçus, les contrats, les relevés bancaires, les rapports et la documentation de paie.

  • Un stockage sécurisé et confidentiel des fichiers financiers est requis (physique et numérique).
     

11. Formation Financière et Renforcement des Capacités

  • Tout nouveau personnel financier reçoit une formation sur les politiques et systèmes internes.

  • Le personnel des programmes est formé à la gestion budgétaire, aux processus de dépenses et aux exigences de conformité.

  • La formation continue est encouragée en fonction des attentes émergentes des donateurs et des exigences réglementaires.
     

12. Révision et Modifications

  • Cette politique est examinée annuellement par le Comité des Finances et de l'Audit.

  • Les modifications sont soumises à l'approbation du Conseil d'Administration.

  • Toutes les mises à jour doivent être communiquées au personnel et aux parties prenantes concernées.

Politique de Structure de Gouvernance

1. Objet

Cette politique définit la structure de gouvernance, les responsabilités du leadership et le cadre de prise de décision de l'Association Humanitaire Franco-Orientale (AHFO), garantissant un leadership organisationnel éthique, transparent et stratégique, aligné sur notre mission et nos principes humanitaires.
 

2. Champ d'Application

Cette politique s'applique à tous les membres du conseil d'administration, à la direction exécutive, aux directeurs de programme et au personnel de gestion au sein de l'AHFO. Elle guide également les relations avec les parties prenantes clés, y compris les donateurs, les partenaires et les bénéficiaires.
 

3. Principes de Gouvernance

  • Responsabilité (Accountability): S'assurer que le leadership est responsable devant les parties prenantes.

  • Transparence: Communication ouverte et prise de décision accessible.

  • Inclusivité: Représentation de diverses voix dans les structures de gouvernance.

  • Vision Stratégique: Engagement envers l'impact à long terme et les résultats axés sur la mission.

  • Intégrité: Leadership basé sur l'honnêteté, l'éthique et le respect des valeurs humanitaires.
     

4. Structure de Gouvernance

La structure de gouvernance de l'AHFO comprend :

  • Le Conseil d'Administration: Assure la surveillance stratégique, approuve les politiques et tient le Directeur Exécutif responsable.

  • La Direction Exécutive: Gère les opérations quotidiennes et rend compte au Conseil.

  • Les Comités Consultatifs: Experts et représentants communautaires qui conseillent sur des domaines spécialisés (ex: finances, protection, questions juridiques).
     

5. Rôles et Responsabilités

  • Conseil d'Administration: Planification stratégique, approbation du budget, gestion des risques, examen des politiques.

  • Directeur Exécutif: Mise en œuvre des programmes, leadership du personnel, gestion opérationnelle.

  • Chefs de Département: Surveillance des unités de programme, des finances, des RH et de la conformité.

  • Conseillers: Offrent une expertise technique et assurent l'alignement sectoriel.
     

6. Code de Conduite du Leadership

Tous les dirigeants doivent :

  • Agir avec intégrité et dans le meilleur intérêt de l'AHFO.

  • Éviter les conflits d'intérêts.

  • Maintenir la confidentialité.

  • Promouvoir la diversité, l'équité et l'inclusion.

  • Répondre rapidement aux violations éthiques ou légales.
     

7. Cadre de Prise de Décision

Les décisions doivent être :

  • Fondées sur des preuves et basées sur une évaluation des risques.

  • Participatives – en sollicitant l'avis des communautés et des parties prenantes concernées.

  • Cohérentes avec la mission, les politiques et les ressources de l'AHFO.

  • Documentées et communiquées de manière transparente.
     

8. Réunions et Surveillance

  • Les réunions du Conseil d'Administration ont lieu trimestriellement avec enregistrement formel des procès-verbaux.

  • Des réunions d'urgence peuvent être convoquées si nécessaire.

  • Les Comités se réunissent deux fois par an ou plus souvent pour les questions urgentes.

  • L'Assemblée Générale annuelle examine la performance de l'AHFO et élit les membres du conseil.
     

9. Succession et Développement du Leadership

L'AHFO s'engage à assurer la continuité du leadership par :

  • La planification de la succession pour les postes clés.

  • Le développement professionnel et le mentorat des leaders émergents.

  • Des processus de recrutement inclusifs pour les rôles de leadership.
     

10. Performance et Responsabilité

  • Le leadership est évalué annuellement en fonction des objectifs stratégiques et des indicateurs de performance clés (KPI).

  • Le feedback est collecté auprès du personnel, des partenaires et des bénéficiaires.

  • La mauvaise performance ou l'inconduite est traitée par des procédures disciplinaires.
     

11. Surveillance des Risques et de la Conformité

Le leadership est responsable de :

  • La gestion des risques organisationnels (financiers, opérationnels, de réputation).

  • La conformité légale et la mise en œuvre éthique des programmes.

  • La préparation aux crises et le leadership adaptatif.
     

12. Révision de la Politique et Modifications

Cette politique sera examinée tous les trois ans, ou plus tôt si requis par des changements dans la loi, la structure organisationnelle ou les normes humanitaires.

Politique des Ressources Humaines et de l'Emploi

1. Introduction

Cette Politique des Ressources Humaines et de l'Emploi fournit un cadre complet pour gérer le capital humain au sein de l'Association Humanitaire Franco-Orientale (AHFO). Elle garantit que le recrutement, le développement, l'évaluation et les relations avec les employés sont menés conformément aux principes d'équité, de professionnalisme et d'éthique humanitaire.
 

2. Objet et Champ d'Application

L'objet de cette politique est de :

  • Établir des pratiques RH équitables, transparentes et cohérentes.

  • Promouvoir le bien-être, la performance et la croissance professionnelle du personnel.

  • Assurer la conformité avec le droit du travail et les normes humanitaires.

  • Définir les rôles et les procédures pour gérer le cycle de vie de l'employé.

Cette politique s'applique à tout le personnel (à temps plein, à temps partiel, contractuel, stagiaires, bénévoles) travaillant dans les bureaux de l'AHFO ou en mission sur le terrain.
 

3. Principes Directeurs

  • Égalité et Non-Discrimination: Égalité des chances en matière d'emploi sans discrimination fondée sur le sexe, la race, l'âge, le handicap, la religion ou la nationalité.

  • Transparence et Responsabilité: Toutes les décisions RH sont documentées et sujettes à révision.

  • Développement du Personnel: Accent mis sur l'apprentissage continu et l'avancement professionnel.

  • Bien-être et Sécurité: Prioriser le bien-être physique, mental et émotionnel des employés, ainsi que leur sécurité.
     

4. Recrutement et Sélection

  • Tous les postes vacants doivent être publiés en interne et en externe pour attirer un bassin diversifié.

  • Les descriptions de poste doivent être claires, révisées annuellement et approuvées par la direction.

  • Un comité de recrutement évalue les candidats en fonction du mérite, de l'expérience et des valeurs de l'AHFO.

  • Tous les processus de sélection doivent être documentés et classés.

  • Les vérifications d'antécédents et les vérifications de références sont obligatoires avant l'embauche.
     

5. Orientation et Intégration (Induction)

  • Les nouvelles recrues reçoivent un dossier d'intégration comprenant la mission organisationnelle, les politiques et le code de conduite.

  • Les superviseurs doivent s'assurer que le processus d'intégration est terminé dans le premier mois.

  • L'orientation comprend les procédures de santé et de sécurité, les contacts RH et les normes éthiques.
     

6. Catégories d'Emploi et Contrats

L'AHFO distingue plusieurs types d'emploi :

  • Personnel Régulier: Employés à temps plein avec des contrats à durée indéterminée.

  • Personnel à Durée Déterminée: Embauché pour des projets ou des périodes spécifiques.

  • Consultants: Prestataires de services indépendants fournissant des services spécialisés.

  • Stagiaires et Bénévoles: Rôles non rémunérés avec des objectifs d'apprentissage ou de service communautaire.

Les contrats sont émis conformément au droit du travail national et aux besoins organisationnels. Chaque contrat doit décrire les responsabilités du poste, la durée, le salaire, les avantages sociaux, la période d'essai et les clauses de résiliation.
 

7. Rémunération et Avantages Sociaux

  • Les salaires sont déterminés à l'aide d'une grille salariale standardisée, comparée aux normes du secteur et révisée annuellement.

  • Les avantages peuvent inclure l'assurance maladie, l'indemnité de transport, les congés annuels, les congés de maladie et les congés de maternité/paternité.

  • Tous les avantages sont définis dans le contrat de travail et le manuel du personnel.

  • Les heures supplémentaires sont indemnisées conformément aux réglementations légales et doivent être approuvées à l'avance.
     

8. Gestion de la Performance

  • Tous les employés doivent se soumettre à des évaluations de performance annuelles basées sur des objectifs convenus et des compétences de base.

  • L'évaluation comprend une auto-évaluation, une revue par le superviseur et une discussion de feedback.

  • Les évaluations de performance sont utilisées pour guider les promotions, le renforcement des capacités et les renouvellements de contrat.

  • La sous-performance persistante doit être traitée par un Plan d'Amélioration de la Performance (PIP).
     

9. Renforcement des Capacités et Développement Professionnel

  • L'AHFO s'engage à fournir des opportunités de formation pour améliorer les connaissances et les compétences des employés.

  • Une évaluation des besoins en formation sera menée annuellement pour chaque département.

  • Des plans de développement professionnel sont encouragés pour tout le personnel.

  • Les programmes de formation internes et externes doivent s'aligner sur la pertinence du poste et les priorités organisationnelles.
     

10. Procédures de Règlement des Griefs et Disciplinaires

Procédure de Règlement des Griefs:

  1. Les employés sont encouragés à résoudre les problèmes de manière informelle avec les superviseurs.

  2. S'il n'est pas résolu, une plainte formelle peut être soumise par écrit aux RH.

  3. Les RH enquêtent dans un délai de 10 jours ouvrables et recommandent une action corrective.

  4. Les appels peuvent être adressés au Comité Exécutif.

Procédure Disciplinaire:

  • Les actions disciplinaires suivent un processus structuré: avertissement verbal, avertissement écrit, suspension et licenciement.

  • Une faute grave (ex: fraude, harcèlement, violence) peut entraîner un licenciement immédiat après enquête.
     

11. Conduite au Travail et Éthique

  • Le personnel est tenu d'agir professionnellement et conformément au Code de Conduite de l'AHFO.

  • Le harcèlement, l'exploitation et la discrimination sont strictement interdits.

  • La confidentialité doit être maintenue concernant les informations sensibles.

  • Les employés doivent déclarer les conflits d'intérêts et s'abstenir d'abus d'autorité.
     

12. Congés et Présence

  • Les employés ont droit aux congés annuels, aux jours fériés et aux congés de maladie selon leur contrat.

  • Les demandes de congé doivent être approuvées à l'avance.

  • L'absentéisme sans raison valable peut entraîner des mesures disciplinaires.

  • Un système centralisé de suivi des congés est maintenu par les RH.
     

13. Santé et Sécurité au Travail

  • L'AHFO s'engage à fournir un lieu de travail sûr et sain.

  • Des audits de sécurité réguliers et des exercices d'urgence sont menés.

  • Le personnel doit signaler immédiatement les dangers ou les conditions dangereuses.

  • Un soutien psychologique peut être fourni dans des environnements très stressants.
     

14. Départ et Séparation

  • Les séparations du personnel peuvent survenir en raison de démission, de fin de contrat, de licenciement pour raisons économiques ou de renvoi disciplinaire.

  • Des entretiens de départ sont menés pour recueillir du feedback.

  • Les indemnités finales et les certificats sont traités dans les 30 jours suivant la séparation.

  • Les RH s'assurent du retour des biens organisationnels et révoquent les justificatifs d'accès.
     

15. Mise en Œuvre et Révision

  • Le département des RH est responsable de la mise en œuvre de cette politique.

  • Tous les responsables doivent assurer la conformité au sein de leurs équipes.

  • Cette politique sera examinée tous les deux ans ou selon les besoins dus aux changements dans le droit du travail ou aux besoins organisationnels.

Approuvée par le Conseil Exécutif de l'Association Humanitaire Franco-Orientale.

Politique de Suivi, Évaluation, Responsabilité et Apprentissage (MEAL)

1. Introduction

Cette politique définit le cadre et les principes pour la mise en œuvre des processus de Suivi, Évaluation, Responsabilité (Accountability) et Apprentissage (MEAL) à travers toutes les activités de l'Association Humanitaire Franco-Orientale (AHFO).
 

2. Objet et Champ d'Application

La Politique MEAL garantit que les activités de programme sont efficaces, efficientes, responsables et contribuent à l'apprentissage organisationnel. Cette politique s'applique à tous les projets et départements de l'AHFO.
 

3. Objectifs du Système MEAL

Le système MEAL au sein de l'AHFO vise à :

  • S'assurer que les activités de projet sont alignées sur les buts et objectifs stratégiques.

  • Mesurer l'efficience, l'efficacité, la pertinence, l'impact et la durabilité des interventions.

  • Promouvoir la prise de décision basée sur des preuves et la gestion adaptative.

  • Renforcer la responsabilité (accountability) envers les bénéficiaires, les donateurs et les parties prenantes.

  • Institutionnaliser une culture d'apprentissage et d'amélioration continue.
     

4. Principes Directeurs

L'approche MEAL de l'Association Humanitaire Franco-Orientale est basée sur les principes suivants :

  • Participation: Impliquer les parties prenantes, y compris les bénéficiaires, dans la conception, la mise en œuvre et la révision des processus MEAL.

  • Transparence: Partager l'information ouvertement avec les communautés et les partenaires, assurant la compréhension mutuelle et la confiance.

  • Inclusivité: S'assurer que les activités MEAL sont sensibles au genre, inclusives et accessibles aux groupes marginalisés.

  • Éthique: Maintenir la confidentialité, le consentement et le respect dans toutes les collectes et analyses de données.

  • Utilité: S'assurer que les conclusions du MEAL sont utilisées pour éclairer la prise de décision et améliorer la programmation future.
     

5. Cadre et Composantes MEAL

Le cadre MEAL comprend les composantes suivantes :

  • a. Suivi (Monitoring): Suivi continu des activités, des extrants et des indicateurs du programme à l'aide d'outils de collecte de données en temps réel.

  • b. Évaluation (Evaluation): Évaluations périodiques qui déterminent l'efficacité, la pertinence et l'impact d'un projet ou d'une intervention.

  • c. Responsabilité (Accountability): Mise en place de mécanismes clairs de feedback et de plaintes accessibles à tous les membres de la communauté.

  • d. Apprentissage (Learning): Réflexion systématique sur les données, les succès, les échecs et les leçons apprises pour améliorer la stratégie et la performance.
     

6. Gestion des Données et Assurance Qualité

Toutes les données collectées seront stockées en toute sécurité et utilisées conformément à la Politique de Protection des Données et de Confidentialité de l'AHFO. Les normes clés comprennent :

  • Exactitude (Accuracy): Les données doivent être complètes, valides et exemptes d'erreurs.

  • Opportunité (Timeliness): Les calendriers de collecte et de rapportage des données doivent être respectés.

  • Fiabilité (Reliability): Les données doivent être recueillies par des méthodologies cohérentes.

  • Confidentialité (Confidentiality): Les informations des bénéficiaires sont protégées à tout moment.
     

7. Responsabilité envers les Populations Affectées (RPA / AAP)

L'AHFO s'engage à garantir que les communautés affectées peuvent tenir l'organisation responsable. Cela comprend :

  • L'établissement de mécanismes de plainte et de feedback sûrs et accessibles.

  • La fourniture d'informations opportunes, précises et pertinentes aux communautés.

  • La garantie de la participation à la conception et au suivi des projets.

  • La réponse aux préoccupations de manière rapide, équitable et efficace.
     

8. Rôles et Responsabilités

  • Haute Direction (Senior Management): Assurer l'intégration du MEAL dans les processus de planification et de budgétisation et examiner les conclusions de l'évaluation.

  • Unité MEAL: Diriger la conception des outils, le renforcement des capacités, la réalisation des analyses et la supervision des évaluations.

  • Personnel de Programme: Collecter, documenter et rapporter les données de suivi de routine, mettre en œuvre les activités d'apprentissage.

  • Partenaires: S'aligner sur les normes MEAL de l'AHFO et contribuer aux données.
     

9. Renforcement des Capacités

L'AHFO formera régulièrement le personnel et les partenaires sur les outils, les méthodes et la technologie MEAL. Les sujets de formation peuvent inclure :

  • Cadre logique et planification basée sur les résultats.

  • Collecte de données numériques (ex: KoboToolbox, ODK).

  • Suivi et évaluation sensibles au genre.

  • Rédaction de rapports et utilisation des conclusions.
     

10. Apprentissage et Gestion des Connaissances

Les conclusions des évaluations, des mécanismes de feedback et du suivi de routine seront compilées en produits de connaissance organisationnelle. Cela inclut : les études de cas, les notes d'apprentissage, les examens après action et les résumés annuels MEAL. Des plateformes de partage de connaissances et des ateliers seront utilisés pour diffuser l'apprentissage à travers les départements et les partenaires.
 

11. Révision et Mise à Jour de la Politique

Cette politique MEAL sera examinée annuellement ou selon les besoins. Les révisions seront basées sur l'expérience de mise en œuvre, le feedback des parties prenantes et les normes MEAL mondiales émergentes.

Politique de Partenariat et de Collaboration

1. Objet

Cette politique définit les principes, les procédures et les attentes qui guident la formation et la gestion des partenariats et collaborations par l'Association Humanitaire Franco-Orientale (AHFO). Elle assure des alliances efficaces, équitables et stratégiques pour maximiser l'impact humanitaire.
 

2. Champ d'Application

Cette politique s'applique à toutes les unités organisationnelles et au personnel de l'AHFO engagés dans l'initiation, la gestion ou le maintien de partenariats avec des ONG, des agences de l'ONU, des organismes gouvernementaux, des organisations de la société civile, des acteurs du secteur privé et des groupes communautaires.
 

3. Principes de Partenariat

  • Équité et Respect Mutuel: Tous les partenaires sont traités comme des égaux avec un respect mutuel pour les contributions de chaque partie.

  • Vision et Valeurs Partagées: Les collaborations s'alignent sur la mission humanitaire, les normes éthiques et l'orientation centrée sur les bénéficiaires de l'AHFO.

  • Transparence et Responsabilité: Communication ouverte et responsabilité partagée pour la performance et les résultats.

  • Complémentarité: Les partenariats s'appuient sur les forces respectives et évitent la duplication.

  • Durabilité: Coopération à long terme qui renforce la capacité et la résilience locales.
     

4. Types de Partenariats

  • Partenariats Stratégiques: Collaborations pluriannuelles avec planification et financement partagés.

  • Partenariats Opérationnels: Mise en œuvre conjointe de projets ou de programmes spécifiques.

  • Partenariats de Plaidoyer: Efforts conjoints pour influencer les politiques, mobiliser des ressources ou sensibiliser.

  • Partenariats de Renforcement des Capacités: Collaborations basées sur l'échange technique, le mentorat ou la formation.
     

5. Cycle de Vie du Partenariat

L'AHFO suit un cycle de vie structuré pour ses partenariats :

  • Identification: Basée sur les besoins, l'alignement stratégique et l'analyse des parties prenantes.

  • Diligence Raisonnable (Due Diligence): Évaluation légale, financière et éthique des partenaires potentiels.

  • Formalisation: Les Protocoles d'Accord (MoUs), les accords de partenariat ou les contrats définissent les rôles, les responsabilités, les budgets et les mécanismes de règlement des différends.

  • Mise en Œuvre et Suivi: Réunions d'examen régulières, visites conjointes sur le terrain et suivi des progrès.

  • Évaluation et Clôture: Examen des performances, apprentissage des leçons et sortie formelle ou renouvellement.
     

6. Rôles et Responsabilités

  • Direction Exécutive: Approuve les partenariats stratégiques et surveille les performances de haut niveau.

  • Département des Programmes: Conçoit, négocie et coordonne les collaborations programmatiques.

  • Équipes Finance et Conformité: Assurent l'intégrité financière, la gestion des risques et l'adhérence réglementaire.

  • Partenaires: Exécutent les activités conformément aux plans et accords partagés.
     

7. Gestion des Risques

  • Mener des évaluations des risques pour tous les nouveaux partenariats.

  • Surveiller les risques financiers et de réputation.

  • Inclure des clauses de résiliation pour rupture de conduite, non-exécution ou facteurs de risque externes.

  • Maintenir des mécanismes clairs de résolution des différends.
     

8. Conflit d'Intérêts

Tout le personnel doit déclarer tout conflit d'intérêts réel ou perçu avec des partenaires potentiels ou existants. Ces conflits seront documentés et gérés conformément aux normes éthiques de l'AHFO.
 

9. Communication et Visibilité

  • L'image de marque conjointe, les communiqués de presse et les publications doivent suivre les directives convenues.

  • Tous les partenaires doivent respecter les protocoles de communication et les politiques de confidentialité de l'AHFO.

  • Les histoires de succès et les réalisations conjointes seront partagées publiquement le cas échéant.
     

10. Suivi et Évaluation

  • Les partenariats sont examinés au moins annuellement.

  • Les outils de suivi comprennent des évaluations conjointes, des fiches d'évaluation des partenaires et des feedback des parties prenantes.

  • Les leçons apprises éclaireront les futures stratégies de partenariat.
     

11. Renforcement des Capacités et Apprentissage

  • L'AHFO soutient le développement de ses partenaires par la formation, le soutien technique et le partage des connaissances.

  • Le personnel interne reçoit une formation régulière sur les principes et les outils de partenariat.
     

12. Révision et Modifications

Cette politique sera examinée tous les trois ans ou selon les besoins pour refléter l'évolution des meilleures pratiques et des normes humanitaires.

Politique d'Approvisionnement et de Gestion de la Chaîne d'Approvisionnement

1. Introduction

L'Association Humanitaire Franco-Orientale (AHFO) s'engage à garantir que tous les processus d'approvisionnement et de gestion de la chaîne d'approvisionnement soient menés avec transparence, équité et efficacité. Cette politique est conçue pour maintenir les normes d'intégrité et de responsabilité les plus élevées dans l'acquisition des biens et services requis pour les missions humanitaires de l'organisation.
 

2. Objet

Cette politique définit les principes et les procédures régissant les activités d'approvisionnement et de chaîne d'approvisionnement afin de garantir le meilleur rapport qualité-prix, une livraison rapide, le respect des normes éthiques et la conformité aux exigences des donateurs et aux obligations légales.
 

3. Champ d'Application

Cette politique s'applique à l'ensemble du personnel de l'AHFO, aux bénévoles, aux agents d'approvisionnement, aux agents des finances, au personnel de la logistique et aux partenaires impliqués dans les processus d'approvisionnement ou de chaîne d'approvisionnement.
 

4. Principes Fondamentaux

  • Transparence et Ouverture: Transparence et ouverture dans tous les processus d'appel d'offres et de sélection.

  • Rapport Qualité-Prix: Garantie du meilleur rapport qualité-prix et assurance qualité.

  • Concurrence: Engagement juste et compétitif des fournisseurs.

  • Intégrité: Prévention des conflits d'intérêts et des pratiques non éthiques.

  • Responsabilité: Responsabilité environnementale et sociale.
     

5. Procédures d'Approvisionnement

  • Évaluation des Besoins: Définir clairement le besoin et confirmer la disponibilité budgétaire.

  • Identification des Fournisseurs: Solliciter des devis ou des appels d'offres auprès d'au moins trois fournisseurs qualifiés pour les processus concurrentiels.

  • Évaluation et Sélection: Utiliser des critères d'évaluation transparents et objectifs.

  • Contractualisation: Signer des contrats formels avec des termes incluant la livraison, les normes de qualité et les pénalités en cas de non-conformité.

  • Livraison et Acceptation: Vérifier les biens/services livrés par rapport aux spécifications.

  • Paiement: Traiter les paiements uniquement après confirmation d'une livraison satisfaisante.
     

6. Gestion de la Chaîne d'Approvisionnement

L'AHFO assurera une planification, un approvisionnement, un transport, un stockage et une distribution efficaces des matériaux. Des systèmes d'inventaire seront maintenus pour suivre les mouvements et prévenir le gaspillage, la perte ou le vol.
 

7. Approvisionnement d'Urgence

Dans les situations d'urgence, des procédures d'approvisionnement simplifiées peuvent être utilisées pour garantir une réponse rapide. De telles décisions doivent être justifiées, documentées et signalées à la direction.
 

8. Normes Éthiques

Toutes les actions d'approvisionnement doivent s'aligner sur le code de conduite et d'éthique de l'AHFO. Le personnel ne doit pas accepter de cadeaux ou de faveurs des fournisseurs et doit déclarer tout intérêt personnel dans les relations avec les fournisseurs.
 

9. Suivi, Conformité et Rapports

Toutes les transactions d'approvisionnement doivent être documentées et soumises à des audits réguliers. Les écarts, irrégularités ou soupçons de mauvaise conduite doivent être signalés à l'agent de conformité.
 

10. Rôles et Responsabilités

  • Équipe d'Approvisionnement: Gère les processus d'approvisionnement quotidiens et assure la conformité.

  • Département des Finances: Confirme la disponibilité budgétaire et surveille l'intégrité financière.

  • Unité Logistique: Coordonne le transport et l'entreposage.

  • Gestionnaires de Programme: Définissent les spécifications et confirment la livraison satisfaisante.
     

11. Révision et Mises à Jour

Cette politique sera examinée annuellement ou au besoin en fonction des changements dans les réglementations des donateurs, les cadres juridiques ou les priorités opérationnelles.
 

12. Déclaration Finale

L'AHFO s'engage à garantir que ses systèmes d'approvisionnement et de chaîne d'approvisionnement contribuent à une programmation humanitaire efficace et reflètent les normes d'intégrité, d'efficacité et d'équité les plus élevées.

Politique de Sûreté et de Sécurité

1. Introduction

La Politique de Sûreté et de Sécurité de l'Association Humanitaire Franco-Orientale (AHFO) est conçue pour sauvegarder les vies, la dignité et le bien-être de tout le personnel, des volontaires, des partenaires et des bénéficiaires engagés dans les opérations humanitaires. Conformément aux meilleures pratiques adoptées par les agences humanitaires internationales, cette politique décrit les procédures stratégiques et opérationnelles pour gérer les risques, répondre aux menaces et promouvoir un environnement de travail sécurisé.
 

2. Objet et Champ d'Application

Cette politique s'applique à l'ensemble du personnel de l'AHFO, aux programmes et aux opérations, y compris les missions nationales et internationales, dans toutes les régions où l'association opère. Elle assure la prévention et l'atténuation des risques de sécurité et l'élaboration de plans d'urgence.
 

3. Objectifs de Sûreté et de Sécurité

  • Garantir un environnement sûr pour tout le personnel, les volontaires et les bénéficiaires.

  • Développer des protocoles robustes pour la préparation et la réponse aux urgences.

  • Établir des mesures de sécurité préventives pour dissuader les risques et les menaces.

  • Promouvoir une culture de sensibilisation, de responsabilité et d'amélioration continue.
     

4. Évaluation et Planification des Risques

Des évaluations régulières des risques seront menées pour évaluer les conditions de sécurité dans toutes les zones d'opération. Cela comprend :

  • L'identification des dangers politiques, sociaux, environnementaux et opérationnels.

  • La cartographie des zones vulnérables et des zones à haut risque.

  • La priorisation des actions en fonction de l'impact et de la probabilité du risque.
     

5. Rôles et Responsabilités

  • Le Directeur Exécutif supervise la mise en œuvre de la stratégie de sécurité.

  • Des Points Focaux de Sécurité (PFS) sont désignés pour surveiller les menaces locales et mettre à jour les protocoles.

  • Tout le personnel est responsable du respect des règles de sécurité et du signalement rapide des incidents.
     

6. Procédures de Sécurité Opérationnelle

  • Briefings de sécurité obligatoires pour le nouveau personnel et les visiteurs.

  • Utilisation de systèmes de suivi et de communication pendant les activités sur le terrain.

  • Exercices réguliers d'incendie et de premiers secours dans les bureaux de terrain.

  • Application du couvre-feu et dispositions d'hébergement sécurisé.

  • Les badges d'identification et les cartes de contact d'urgence doivent être portés en tout temps.
     

7. Gestion et Signalement des Incidents

Tous les incidents doivent être signalés au Point Focal de Sécurité ou au responsable hiérarchique dans les 24 heures. La structure de signalement comprend :

  • Rapport initial et classification des risques.

  • Examen et enquête internes.

  • Actions de suivi et documentation.

  • Partage des leçons tirées de l'incident (le cas échéant) entre les équipes.
     

8. Formation et Renforcement des Capacités

Tout le personnel et les volontaires doivent suivre une formation de sensibilisation à la sécurité. Des cours de recyclage périodiques seront organisés sur :

  • Sensibilisation à l'environnement hostile (HEAT).

  • Négociation de crise et évacuation.

  • Protocoles de cybersécurité et sécurité numérique.
     

9. Collaboration avec les Parties Prenantes Locales

L'AHFO se coordonne avec les autorités nationales, les réseaux de sécurité de l'ONU et les clusters humanitaires pour maintenir la conscience situationnelle et s'aligner sur les protocoles de sécurité régionaux. Les partenariats locaux améliorent le partage d'informations et les stratégies de protection basées sur la communauté.
 

10. Révision et Mises à Jour

Cette politique sera examinée annuellement ou après tout incident majeur. Les leçons apprises guideront les ajustements des procédures, de la formation et des évaluations des risques.
 

11. Déclaration d'Engagement

L'Association Humanitaire Franco-Orientale s'engage à promouvoir une culture de sûreté, de préparation et de résilience dans toutes ses opérations et parmi toutes les parties prenantes.

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